Membangun fondasi koperasi digital di Brawijaya Hospital untuk mendukung kesejahteraan karyawan, layanan keuangan anggota, dan unit usaha digital melalui Lapak Employee.
Menjelaskan kebutuhan bisnis, solusi yang diusulkan, objektif terukur, deliverables, dan indikator keberhasilan proyek.
Saat ini Brawijaya Hospital memiliki 0 koperasi karyawan, 0 sistem terpusat untuk pengelolaan anggota dan transaksi, serta 0 kanal marketplace internal. Dampaknya, layanan kesejahteraan dan aktivitas keuangan anggota belum dapat dikelola secara terpusat, transparan, atau terukur, sementara potensi pendapatan dari unit usaha internal belum dimanfaatkan.
Proyek ini membangun Koperasi Digital KawanDigi berbasis web mobile yang menyatukan keanggotaan, Digital Saving Account, pembayaran, laporan keuangan anggota, serta unit usaha Lapak Employee dalam satu ekosistem. Pelaksanaannya melibatkan kolaborasi lintas unit antara HR, Finance & Accounting, IT, Legal/Compliance, calon pengurus koperasi, perwakilan karyawan, dan tim KawanDigi.
Dalam 4 bulan sejak Project Charter disetujui, menyelesaikan 100% fitur MVP KawanDigi sesuai scope, meluluskan 100% skenario UAT kritikal, dan memastikan minimal 90% pengguna pilot Brawijaya Hospital Antasari berhasil login serta mengakses dashboard.
Mendefinisikan batas ruang lingkup, milestone utama, serta pendekatan implementasi MVP.
| # | Milestone | Tanggal Target | MVP? |
|---|---|---|---|
| 1 | Charter Approval | H+0 — tanggal persetujuan | |
| 2 | Design | H+21 — minggu ke-3 | ✓ |
| 3 | Development | H+77 — minggu ke-11 | ✓ |
| 4 | User Acceptance Test (UAT) | H+98 — minggu ke-14 | ✓ |
| 5 | Pilot Go-Live | H+120 — akhir bulan ke-4 | ✓ |
H dihitung sejak tanggal Project Charter disetujui. Tanggal kalender final ditetapkan pada saat sign-off sponsor.
Pelaksanaan berbasis sprint dengan prioritas pada nilai bisnis tertinggi.
Validasi pengalaman pengguna sebelum pengembangan penuh.
Uji terbatas, ukur hasil, lalu lakukan penyempurnaan.
Menetapkan tata kelola, struktur tim, risiko utama, akuntabilitas, dan mekanisme pengambilan keputusan.
| Risiko | Dampak | Level | Mitigasi | PIC |
|---|---|---|---|---|
| Perubahan requirement di tengah proyek | Perubahan timeline dan biaya | Tinggi | Baseline scope dan change control | Project Manager & Product Owner |
| Adopsi pengguna rendah | Pilot tidak mencapai manfaat | Sedang | Sosialisasi, onboarding, dan feedback pengguna | HR & Calon Pengurus Koperasi |
| Keterlambatan integrasi | Fitur transaksi tidak siap | Sedang | Gunakan mock service dan integrasi bertahap | IT & Technical Lead |
| Isu keamanan data | Risiko kepercayaan dan kepatuhan | Tinggi | Secure design, audit log, enkripsi, dan kontrol akses | IT Security & Legal/Compliance |
dr. Mus Aida, MARS, MH
Menyediakan sumber daya, menyetujui scope, dan mengambil keputusan akhir proyek.
Salsabila Satriavi — HOD Finance
Memberikan bimbingan, arahan, dan masukan strategis selama pelaksanaan proyek.
May Dina — Pharmacy
Memimpin koordinasi proyek, mengendalikan pelaksanaan, dan ikut mengerjakan deliverables.
Sari Wulandari — HR
Andrian — IT
Endry — Gizi
Mengerjakan aktivitas proyek sehari-hari sesuai pembagian tugas.
Merangkum nilai bisnis, manfaat, biaya, cadence proyek, dan komitmen bersama seluruh pihak.
| Komponen | Estimasi | Penjelasan |
|---|---|---|
| Investasi Awal | Rp 180–300 juta | Design dan pengembangan MVP, setup infrastruktur, security baseline, UAT, pelatihan, serta persiapan pilot. |
| Biaya Operasi Rutin | Rp 12–25 juta/bulan | Cloud hosting, database dan backup, WhatsApp/OTP, monitoring, maintenance, support pengguna, serta perbaikan minor. |
| Manfaat Kuantitatif | Efisiensi 60–80% | Pengurangan waktu administrasi manual; 100% transaksi pilot tercatat digital; potensi nilai transaksi Lapak Employee Rp 30–75 juta/bulan dengan margin layanan sekitar 3–8%, bergantung pada adopsi. |
| Manfaat Kualitatif | Strategis | Transparansi dan audit trail lebih baik, peningkatan kepercayaan anggota, akses layanan lebih cepat, dukungan kesejahteraan karyawan, dan fondasi ekosistem koperasi digital. |
Estimasi indikatif untuk fase MVP dan pilot satu lokasi; nilai final perlu divalidasi melalui vendor quotation, volume pengguna, dan hasil pilot.
| Check-in Pertama | H+7 — tujuh hari setelah Project Charter disetujui |
|---|---|
| Frekuensi | Mingguan, setiap 30–45 menit; sprint review dan demo dilakukan setiap dua minggu |
| Pemimpin Check-in | May Dina — Ketua/Manajer Proyek |
| Titik Review Milestone | H+21 Design · H+77 Development · H+98 UAT · H+120 Pilot Go-Live |
H dihitung sejak tanggal persetujuan Project Charter; tanggal kalender ditetapkan saat sign-off.
Peran: Direktur Rumah Sakit
Nama:
Tanggal:
Tanda tangan:
Peran: HOD Finance
Nama:
Tanggal:
Tanda tangan:
Peran: Manajer Proyek
Nama:
Tanggal:
Tanda tangan:
Peran: Anggota Inti
Nama:
Tanggal:
Tanda tangan:
Memetakan tingkat pengaruh dan dukungan stakeholder untuk menentukan strategi engagement dan komunikasi proyek.
Visualisasi pengalaman anggota pada aplikasi KawanDigi, mulai dari autentikasi, dashboard, transaksi simpanan, hingga laporan keuangan.
Unit usaha digital KawanDigi yang menghubungkan karyawan dengan seller internal, katalog produk, pemesanan, pembayaran, dan notifikasi melalui WhatsApp.
