KawanDigi
Koperasi Karyawan Digital
Project Charter

Inisiasi Koperasi Digital KawanDigi

Membangun fondasi koperasi digital di Brawijaya Hospital untuk mendukung kesejahteraan karyawan, layanan keuangan anggota, dan unit usaha digital melalui Lapak Employee.

Lokasi Pilot: Brawijaya Hospital Cipete
Tahap: Inisiasi & MVP
Platform: Web Mobile

Business Case

Menjelaskan kebutuhan bisnis, solusi yang diusulkan, objektif terukur, deliverables, dan indikator keberhasilan proyek.

Pernyataan Masalah (WHY)

  • Brawijaya Hospital saat ini belum memiliki koperasi sebagai sarana kesejahteraan karyawan.
  • Belum tersedia platform digital yang mengelola keanggotaan, simpanan, transaksi, dan laporan keuangan anggota.
  • Belum ada marketplace internal yang dapat menjadi unit usaha koperasi dan mendukung kebutuhan karyawan.

Deskripsi Proyek (WHAT)

Membangun Koperasi Digital KawanDigi berbasis web mobile sebagai platform keanggotaan, Digital Saving Account, pembayaran anggota, laporan keuangan, dan unit usaha pertama berupa Lapak Employee.

Objektif SMART

  • Menyelesaikan MVP sesuai ruang lingkup yang disetujui.
  • Menyiapkan platform untuk pilot di Brawijaya Hospital Cipete.
  • Memastikan seluruh proses utama dapat diuji melalui UAT.
  • Menyediakan data dan laporan anggota secara digital dan dapat ditelusuri.

Deliverables

  • Portal registrasi dan login anggota.
  • Dashboard anggota.
  • Digital Saving Account: saldo, setor, tarik, dan histori.
  • Pembayaran anggota.
  • Laporan keuangan anggota dan SHU.
  • Lapak Employee sebagai unit usaha awal.

Ukuran Sukses

100%Fitur MVP selesai sesuai scope
100%Skenario UAT kritikal lulus
100%Transaksi pilot tercatat digital
≥ 90%Pengguna pilot berhasil login & mengakses dashboard

Project Scope

Mendefinisikan batas ruang lingkup, milestone utama, serta pendekatan implementasi MVP.

Ruang Lingkup (Scope)

  • Registrasi dan login anggota menggunakan nomor HP dan password.
  • Profil anggota dan verifikasi WhatsApp.
  • Digital Saving Account: setor, tarik, saldo, dan histori.
  • Pembayaran biaya anggota.
  • Laporan keuangan individual dan estimasi SHU.
  • Riwayat pembelian Lapak Employee.

Di Luar Scope Fase Awal

  • Pinjaman anggota.
  • Payroll deduction otomatis.
  • Integrasi penuh ERP rumah sakit.
  • Mobile native application.
  • Advanced analytics dan loyalty engine.

Tanggal & Milestone (WHEN)

1
Charter ApprovalPersetujuan tujuan, scope, dan sponsor
2
DesignFinalisasi user flow dan UI/UX
3
DevelopmentPembangunan MVP secara sprint
4
UATValidasi kebutuhan bisnis
5
Pilot Go-LiveImplementasi terbatas dan evaluasi

Pendekatan / Metode (HOW)

Agile Delivery

Pelaksanaan berbasis sprint dengan prioritas pada nilai bisnis tertinggi.

Prototype-First

Validasi pengalaman pengguna sebelum pengembangan penuh.

Pilot & Learn

Uji terbatas, ukur hasil, lalu lakukan penyempurnaan.

Project Governance

Menetapkan tata kelola, struktur tim, risiko utama, akuntabilitas, dan mekanisme pengambilan keputusan.

Risiko Utama

RisikoDampakLevelMitigasi
Perubahan requirement di tengah proyekPerubahan timeline dan biayaTinggiBaseline scope dan change control
Adopsi pengguna rendahPilot tidak mencapai manfaatSedangSosialisasi, onboarding, dan feedback pengguna
Keterlambatan integrasiFitur transaksi tidak siapSedangGunakan mock service dan integrasi bertahap
Isu keamanan dataRisiko kepercayaan dan kepatuhanTinggiSecure design, audit log, enkripsi, dan kontrol akses

Team

  • Project Sponsor
  • Project Manager
  • Business/Product Owner
  • Frontend Engineer
  • Backend Engineer
  • QA/UAT Coordinator

Pemangku Kepentingan

  • Direksi / Manajemen RS
  • HRD
  • Keuangan
  • IT
  • Calon pengurus koperasi
  • Perwakilan karyawan

Peran & Akuntabilitas

  • Sponsor: arahan dan keputusan strategis
  • PM: koordinasi dan kontrol proyek
  • Owner: prioritas requirement
  • Tim teknis: delivery solusi
  • UAT: validasi kesesuaian bisnis

Business Value

Merangkum nilai bisnis, manfaat, biaya, cadence proyek, dan komitmen bersama seluruh pihak.

Nilai Proyek dan Komitmen Bersama

  • Transparansi informasi dan transaksi anggota.
  • Efisiensi proses keanggotaan dan layanan koperasi.
  • Peningkatan kesejahteraan karyawan.
  • Fondasi pengembangan unit usaha digital.
  • Keputusan berbasis data dan hasil pilot.

Biaya dan Manfaat

KomponenPenjelasan
BiayaPengembangan MVP, infrastruktur, desain, pengujian, dan sosialisasi.
Manfaat OperasionalPengurangan proses manual dan akses informasi lebih cepat.
Manfaat FinansialPotensi pertumbuhan simpanan dan transaksi Lapak Employee.
Manfaat StrategisFondasi ekosistem digital koperasi jangka panjang.

Time Proyek (Cadence)

  • Weekly project meeting.
  • Biweekly sprint review dan demo.
  • Monthly steering committee.
  • UAT checkpoint sebelum pilot go-live.

Daftar Stakeholder

  • Direksi / Executive Sponsor.
  • HRD Brawijaya Hospital Cipete.
  • Finance & Accounting.
  • Information Technology.
  • Legal / Compliance.
  • Calon pengurus koperasi.
  • Perwakilan anggota / karyawan.
  • Tim KawanDigi.

Sign-off (Komitmen)

Project Sponsor

Nama:
Jabatan:
Tanggal:
Tanda tangan:

Project Manager

Nama:
Jabatan:
Tanggal:
Tanda tangan:

Business / Product Owner

Nama:
Jabatan:
Tanggal:
Tanda tangan:

Stakeholder Analysis

Memetakan tingkat pengaruh dan dukungan stakeholder untuk menentukan strategi engagement dan komunikasi proyek.

Lawan Berpengaruh Kelola aktif · yakinkan lebih dulu
Champion Libatkan erat · jadikan sekutu
Lawan Lemah Pantau · informasikan secukupnya
Fan Club Jaga tetap senang · minta dukungan
1
2
3
4
5
6
7
8
Pengaruh tinggi
Pengaruh rendah
Dukungan rendah ←    Dukungan tinggi →

Product View — Android KawanDigi

Visualisasi pengalaman anggota pada aplikasi KawanDigi, mulai dari autentikasi, dashboard, transaksi simpanan, hingga laporan keuangan.

Product View — LapakEmployee.com

Unit usaha digital KawanDigi yang menghubungkan karyawan dengan seller internal, katalog produk, pemesanan, pembayaran, dan notifikasi melalui WhatsApp.